横向项目办理流程

（ 2026年 5 月）

一、合同办理

第一步：加入横向项目工作群-1(QQ 群号： 367121410) 或横向项目工作群-2(QQ 群号：700827127)，在群文件中下 载压缩包-横向项目材料（不含成果转化），请加入两个群的老师任意退出一个，以免其他老师无法加入。

办公室电话： 83918506

第二步：在压缩包中选择对应的合同模板，请务必下 载使用群文件中最新版本的合同模板，并按照模板说明 拟定合同。

特别说明：

（ 1）横向合同有技术开发、技术服务、技术咨询、产学 研协议四种类型，以上合同均需在湖北省政务网（湖北政务服务网https://zwfw.hubei.gov.cn/）上完成登记；补充合同采用附件1.8（追加款项、延期、中止、更改验收形式等，其中追加款项需在政务网上传附件）；外协合同采用附件1.7； “技术开发”合同可申请免税，相关业务后文说明。

（ 2）技术开发合同指就新技术、新产品、新工艺或新 材料进行研究与开发的业务活动。若想通过技术开发合同认 定，必须将合同中第一条内容详细填写，群文件中有模 板可供参考，否则无法通过；

（ 3）管理费比例：软件开发、设计、规划、咨询、服务和人文社科类项目按 1%提取，其他类按 2%提取。

第三步：合同上传 OA 系统（操作步骤见科技合同-线上 审批操作流程）；请注意，外协合同与补充合同在OA系统提交时的“合同名称”格式如下：AAA（系BBB，whpu-202x-kj-xxx项目外拨合同/补充合同）

特别说明：

（ 1）请务必上传 word 版本，添加到正文中，PDF 版本无法上传正文及修改，也无法添加水印；使用非本单位示范合同且合同内容无法修改的，需在附件上传《风险承诺书》（附件11），非示范合同不添加本单位水印；

（ 2）科发院将按照提交至办公室的顺序于三个工作日 内依次审核，请耐心等待；

（ 3）合同办结后，请务必在“合同查询”中，点击“合 同标题”打印合同最终版本（按合同中约定份数）及会签表（会签表一或会签表二）。盖章地址：行政楼（明德楼）612室。

二、项目登记及合同认定办理

第一步：合同各方均完成签字盖章后，登录 “信息门户 -服务中心-科研服务-科研管理系统（新）”

（ 1）在“服务大厅-横向项目登记”中，按照合同原件， 录入准确的合同信息；

（ 2）上传已签字盖章的PDF 版合同扫描件；

（ 3）填写合同成员信息，包括校外人员及学生等所有项目参 与成员。（未填入的成员无法发放劳务费、校外人员不 能是合同甲方单位人员）。年终科研系统将根据所填写 合同成员（去掉学生及外单位人员后）的排序，取前五

人自动计分。

第二步：项目登记提交审核后，将 1 份合同原件、1份会签表打印件、风险承诺书（如有）送至科发院（行政楼612）存档。科发院根据合同原件，审核通过，则项目登记完成。

第三步：进行湖北省政务网登记（参见附件12）；项目负责人以个人名义登录以下网站：湖北政务服务网  https://zwfw.hubei.gov.cn/，搜索框内输入关键字“技术合同认定登记”，点击“在线办理”，按流程完成。

项目负责人可在“服务大厅-事项跟踪-已完成”中点击项目名称查看认定办理结果，若信息超两周仍未更新，请联系科发院。（技术服务、技术咨询、软件开发等凡有进账款项的合同均需登记，无论是否办理免税；若项目有后续追加款项，需将补充合同及原合同在政务网再次提交登记申请）

备注：免税相关文件参见附件13

三、建账办理

第一步:若未到账，对方单位需预开发票后汇款，填写 附件6：《横向科研项目票据预借申请核销表》 ，携带合同原件和表格至科发院办公室（行政楼612）盖章并完成科发院领导（行政楼 527）审核签字，再送财务处（行政楼 203）办理借发票。

第二步：若已到账，每周四科发院会根据财务提供的到 账信息在系统中更新到账情况，项 目负责人可在“服务大厅 -入账办理申请” 中查询来款单位或者摘要来认领到账（企 业汇款可在摘要中写上项目负责人姓名，尽量一次性汇款，以便于认领；若短期内连续打款，建议老师们向科发院管理员说明情况进行数据合并，以便于一次性认领）。填写项目预算（管理费和税费由系统自动计算，非免税项目不可删除调整，免税项目可删去税费另做预算），提交学院科研副院长、科发院依次审核后，在 “事项追踪-待办理” 中下载并打印责任书、补充合同、承诺书（均手签），各一份，携带合同原件、会签表、打印材料、风险承诺书（如有）提交财务处（行政楼 203）。若未查到请耐心等待。

第三步：财务处办理建账后，请务必拍照留存到账凭证 及发票（黄色联），在 “事项追踪-待办理” 中上传，上传 成功，项目会自动显示在 “事项追踪-已完结” 中，年终科 研系统会自动核算科研业绩。

备注：已完成免税工作的老师请下载湖北省政务网上的《技术合同信息》，并将“合同编号”发给科发院合同管理员，由科发院在科研系统进行“进账合同认定”登记后，再进行免税建账。

四、请款办理

登录信息门户，在 “教学科研服务事项-横向科研项目 进度款请款” 中提交申请，注意表格中各项的填写单位，如 无对公转账请填写 “/”。科发院会在三个工作日内完成审 核，审核完成后在 “待办-已完成”（点进界面右上角） 中下载打印请款表两份。 科研系统中打印补充合同、责任书各一份至财务处（行政楼 203）办理请款手续。

请注意首次请款不得低于合同金额30%、不得高于合同金额的80%，两次请款时间间隔原则上不得小于2个月，后续请款需确定前次请款使用完毕（或不足1000元），若需全部请款请先在科研系统内完成项目结题（若有校内分项情况，请单独联系科发院老师说明）。

五、报销事项

具体办理事项请咨询代理记账公司-三德公司，三德公 司横向代理记账群（群号：438254218 ）。